Het minnelijke incassoproces is het traject waarin een lid van de vereniging die de contributie nog niet heeft betaald wordt aangemaand. Daarvoor moet wel aan een aantal voorwaarden zijn voldaan.
Laatste aanmaning
Voordat een incasso procedure kan worden opgestart moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. Zo moet de wanbetalers van de vereniging of sportclub een laatste aanmaning hebben ontvangen. In die aanmaning moet aangegeven zijn dat het om een laatste aanmaning gaat. Er moet aangegeven worden waar de aanmaning betrekking op heeft en er moet een betaaltermijn van tenminste veertien dagen gehanteerd worden. In de brief moet worden aangegeven dat bij het uitblijven van de betaling de incasso hiervan uit handen zal worden gegeven. In jargon heet deze brief de WIK brief.
Incasso
Als de laatste aanmaning geen resultaat heeft opgeleverd kan de vordering door Sportincas worden overgenomen. De wanbetaler wordt nog eens gemaand om tot betaling over te gaan. Voor de diensten rekent Sportincas administratiekosten. Deze opslag wordt aan de wanbetaler in rekening gebracht. In het "verenigingsgedeelte" van onze website is de status van de vordering voor onze opdrachtgevers te volgen.